外部評価後の対応状況「4 文書の削減計画」
外部評価実施後の実施者意見(コメント)及び担当課対応状況
外部評価実施者意見(コメント) |
担当課回答(平成30年9月時点) |
担当課の対応状況(平成31年4月時点) |
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削減量が多かった部署からもコメント(理由)を頂戴するようにしています。表彰も含めて、他の前向きな施策も考えます。 ログ採取・管理の都合上、日々管理までは難しいため、ご理解ください。 印刷ログから様々な事象が分かると思いますので、今後、分析していきます。 事務(仕事)量を測る手段として印刷(文書)の量を見立てて、機械的な数値を導きました。 |
文書の削減が自らの業務の負担を減らしていると、認識するような仕掛けを検討しています。 ログ採取・管理の都合上、日々管理までは難しいため、ご理解ください。 印刷ログ中の”何を印刷したのか?”が分かるよう、ファイル名、ログの解析をしています。 文書の削減後、期待できる効果のため、直接的な目的に変更します。 |
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事務(仕事)量を測る手段として印刷(文書)の量を見立てて、機械的な数値を導きました。 |
文書の削減後、期待できる効果のため、直接的な目的に変更します。 |
実施状況に問題は無いと思いました。 |
書庫の使用状況(保存文書や廃棄文書などの箱数)を指標に入れることとします。 |
書庫の使用状況(保存文書や廃棄文書などの箱数)を指標に入れることとします。 |
文書の削減により出てくるデメリットもたくさんあるため、誰もが守れるような基本的なルール作りをして、それに従いながらきちんと不正やミスのないような体制づくりが必要だと感じた。 |
文書の保存、取扱いについては、内部規程として、文書取扱規程があり、これに基づき処理しています。 事務(仕事)量を測る手段として印刷(文書)の量を見立てて、機械的な数値を導きました。 |
文書の保存、取扱いについては、内部規程として、文書取扱規程があり、これに基づき処理しています。 文書の削減後、期待できる効果のため、直接的な目的に変更します。 |
過去の資料や議事録は書類ではなく、年・月ごとにUSBにまとめても良いと思う。書類だと保管やいざ使用する時に探すととても手間がかかる。しかし、”何年何月○○会議”というようなファイル名でUSBにまとめておけば職員の負担や文書削減が可能であると考える。 |
フォルダ・ファイルの名称について、検討する良い機会ととらえています。 |
ファイルサーバに保存されているフォルダ・データの名称について、文書保存との連動を模索中です。 |
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更新日:2020年11月30日